przeżyć event…

Zbyt oczywiste byłoby pisać o tym jak przeżyć event i  nie zwariować lub nie paść na twarz…. Moje eksperckie podejście jako agencji eventowej to emocje, wrażenia których poszukam w naszych realizacjach i doświadczeniu. Zadaję sobie pytanie jakie to ma znaczenie czy zorganizujemy imprezę firmową tematyczną  (np. mocno osadzoną w modnych latach 80) czy też postawimy na event bajkowy (jak Alicja w Krainie Czarów), czy też zaplanujemy wydarzenie bez tematu przewodniego, ale z muzyką na żywo? Dlaczego razem z klientem wybieramy akurat ten jeden jedyny projekt? To obietnica emocji i przeżyć, euforii i zaskoczenia, jakie czekają na uczestników.

Przy powstawaniu każdego projektu, od koncepcji po realizację, nic nas nie ogranicza. Mamy kreatywne podejście, wiedzę, doświadczenie, mnóstwo informacji pobocznych. W każdym naszym projekcie kreujemy emocje, oddziałujące na wszystkie zmysły odbiorców czyli Was – uczestników eventu. Pytanie – co kształtuje te emocje? Otóż według mojej wiedzy warto upatrywać ich w czterech podstawowych składowych każdego eventu: miejscu, cateringu, scenariuszu i uczestnikach. I nie ma to znaczenia czy organizujemy imprezę tematyczną, teambulidingową, jubileusz a może piknik.

Miejsce

Najważniejszy element układanki. Schron, muzeum, fragment zielonego trawnika. Samo położenie obiektu, polany, plaży już ma olbrzymie znaczenie. Pamiętajmy o mocy „pierwszego wrażenia”.  Nowatorskimi pomysłami zmieniamy przestrzeń, by zaskoczyć Gości. Skoro nie ma rzeczy nie możliwych, to aranżujemy, aż do skutku by osiągnąć założony cel. Przestawiamy meble, wynosimy zbędne przedmioty, budujemy specjalne konstrukcje, aranżujemy światło, aż miejsce przestanie przypominać pierwotną formę. Chodzi o to, by każdego uczestnika wprowadzić w taki stan, którego on sam nigdy nie doznał, czego absolutnie się nie spodziewał. Działając na zmysły wzorku, słuchu smaku czy węchu, wzmacniamy przekaz, który zapamiętywany jest na dłużej i ciarki już idą po plecach, bo jesteśmy przeniesieni do kompletnie innego świata.

Catering

W różnych formach, ale zawsze obecny na każdym evencie. W tym zakresie należy także polegać na zbudowaniu  kulinarnych doznań, przeżyciu euforii smaku. W ostatnich latach rozwój cateringu eventowego przebiega z prędkością światła. Zmieniło się dosłownie wszystko –  od pomysłów serwisu, poprzez modyfikacje menu, na uwzględnieniu kulinarnych trendów kończąc – bez laktozy, bez glutenu, raw food. Porzucone zostały dawne drapowane obrusy na rzecz nowoczesnych rozwiązań. Nie chodzi też o elastyczne pokrowce, bo to już standard bardzo podstawowy. Warto zaskoczyć Gości np. żywą trawą ułożoną na paletach. Nasz bezprecedensowy pomysł miał miejsce kilka lat temu na wernisażu. Konstrukcja była wymuszona, bo na miejscu  sterta palet była nie do ruszenia, a pomysł zrodził kolejny pomysł. Tak powstała artystyczna instalacja eco wraz z pysznym przekąskowym menu. No właśnie, a co jest do posmakowania? O samym jedzeniu musiałabym napisać osobny felieton, bo rewolucja kulinarna zostawiła mnóstwo śladów i zmian. Obiecuję, że tak zrobię.

Scenariusz

Jest w ciągłym ruchu jak diabeł tasmański. Zmieniany i zawsze trzymany na krótkiej smyczy przez event managera.  Szacujemy czas, którego zawsze jest za mało. Układamy co po czym następuję, decydujemy kiedy startujemy i w jaki sposób witamy gości. Kiedy pora się pożegnać. Ale to nie wszystko! Tam znajdują się także tajne zapiski, o których Goście nie mają pojęcia, jak imiona i nazwiska osób występujących na scenie, których nie zapamiętał konferansjer. Ile czasu ma każdy mówca, zasady konkursów, nagrody, blackout, światło czy dżingle. Wszystkie ułożone skrupulatnie elementy mają znaczenie dla powodzenia eventu i przeprowadzenia go w taki sposób, by wzbudzić zainteresowanie, a emocje sięgnęły zenitu. Czy to jest możliwe? Oczywiście, że tak. To kwestia zbudowania jak najsilniejszych reakcji między wszystkimi elementami zaserwowanymi w danym projekcie,  z odpowiednią dynamiką i narracją.

Uczestnicy

Najbardziej zróżnicowana grupa ludzi w jednym miejscu.  Nie ma znaczenia funkcja czy stanowisko jakie w danej chwili widnieje na wizytówce. Witamy na evencie ludzi, czyli Was drodzy goście. I od wejścia pozytywną atmosferę zaszczepiamy jak stewardesa po wejściu na pokład Boeinga. Uśmiech, powitanie-zapraszamy na pokład. A elementem zaskoczenia- może być np. wyszukana forma serwowania welcome drinka, totalna ciemność, albo francuski gazeciarz na tandemie podwożący piękną dziewczynę. Pomysłów jest wiele. Jest jednak jeszcze inny aspekt zasługujący na szczególne podkreślenie. Niektórzy szefowie firm oczekują od nas czegoś więcej niż poprawnego projektu eventowego. Sami słusznie zauważają, że w obecnych czasach inwestowanie w zadowolenie, spełnienie oraz szczególne wyróżnienie pracownika bardzo się opłaca. Art Experience – doświadczenie artystyczne i zaangażowanie uczestników w projekt, bo o tym mowa, to najnowszy trend w dziedzinie  eventów. Możliwość wzięcia udziału przez pracownika, na żywo w projekcie jest wartością najwyższą wobec założonych celów eventu. Mamy za sobą zrealizowanych kilkanaście takich wydarzeń, w tym jeden który otrzymał nagrodę MP Power Awards. Brać udział w takim evencie naprawdę warto! Wiemy to, nie tylko z naszego doświadczenia, ale od samych uczestników, którzy zaznali takich emocji i przeżyli event!

Sylwia Matczak – absolwentka Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu w Szczecinie, specjalność: ekonomia organizacji i zarządzania, a także zarządzanie projektami oraz psychologia marketingu i reklamy. Obecne zainteresowania koncentrują się na zagadnieniach związanych z event managementem i marketingiem. Właścicielka firmy eventowej „In Spe”. Prywatnie pokorny sługa dwóch kotów, miłośniczka sztuki i fotografii oraz aranżacji wnętrz i szalonych butów.