Sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem

Jakiś czas temu wspominałam, kiedy zorganizowałam jeden z moich pierwszych eventów. Ileż to było zapisków, poprawek, pomysłów, ekscytacji i emocji. Było to otwarcie pierwszego hipermarketu budowlanego w Szczecinie. Wydarzenie było już mocno nagłośnione przez media, zwłaszcza prasę i radio. To nie był jeszcze czas mediów społecznościowych, a mimo to presja była ogromna.
To był mój pomysł od A do Z. Szczegółowe ustalenia z Klientem, zaakceptowane atrakcje, najlepszy prowadzący, sprawdzeni podwykonawcy, dekoracje, gadżety dla gości, catering – ach cóż to był za dzień! Poczucie odpowiedzialności za całą organizację dawało kopa!

Byłam pewna, że wszystko było pod kontrolą. Sama pełniłam kilka funkcji na raz i to w jednym czasie –  takie osiem w jednym. Ja jako asystent managera-  wszystkie drobne zmiany – uwzględnione! Ja jako koordynator – spięte wszystkie elementy, w tym zmiany w scenariuszu na ostatnią chwilę – dokonane! Ja jako event manager:- krok w krok za klientem: znam wszystkie odpowiedzi na każde zadane pytanie! No jest fantastycznie! Przecież sama ogarniam wszystko, nic nie może się stać. To nic, że nie śpię po nocach, a mój czas pracy to 24h- to działa! NIC BARDZIEJ MYLNEGO…

Dzień Otwarcia był dla mnie wielkim sprawdzianem. To nie był dobry dzień – tragiczny wypadek polskiego autokaru we Francji położył się cieniem na atmosferze w kraju. Rząd ogłosił żałobę narodową, a ja musiałam natychmiast zareagować. Scenariusz całego wydarzenia trzeba było go napisać od nowa. Groziła nam też zmiana daty. Czy dostałam zimny prysznic? Nie, to było tsunami! Przytomność umysłu, szybkie i trafne decyzje spowodowały, że wszystko się powiodło.

Coś do mnie wtedy dotarło. To nie jest praca dla jednej osoby! Nie tylko z powodu nagłej, nieprzewidzianej sytuacji, ale przede wszystkim dlatego, że podstawą pracy event managera jest mądre delegowanie zadań osobom, które są fachowcami w swojej dziedzinie. Oszczędzam w ten sposób czas, minimalizuję błędy, a w mojej głowie jest spokój. No nie całkiem, ponieważ stres i napięcie są zawsze!

Zastanawiały mnie kiedyś te dziwne stanowiska w branży eventowej: junior event specialist, design manager, creative manager. Jednak wraz ze zdobywanym doświadczeniem i rozwojem rynku, stały się one oczywistością, i co więcej potrzebą. Umiejętność bycia tu i tam- TAK, ale bycie „wielozadaniowcem” – NIE. Branie całość wydarzenie na swoje barki po prostu nie działa, a ponadto ma zły wpływ na wizerunek firmy.

Event uzależniony jest od ludzi, fachowców, osób bezgranicznie zaangażowanych w projekty. I taki zespół stworzyłam w IN SPE. Nie było to proste z wielu względów: emigracja zdolnych, młodych ludzi z Poslki, brak możliwości kształcenia się w dziedzinie eventów. A przede wszystkimi CHEMIA, która musi zaistnieć między pracownikiem, a tą bardzo specyficzną pracą. Wielu chciało, próbowało, ale niestety poległo.

Spotykam też ludzi, którzy po cichu pragną zakładać takie firmy i marzą o wielkich projektach eventowych, z laptopem na kolanach, pod adresem domowym. Czyżby „sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem”? Mała rada. To się nie sprawdzi. Żeglarzu, porażka jest bliżej niż myślisz.

Sylwia Matczak – absolwentka Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu w Szczecinie, specjalność: ekonomia organizacji i zarządzania, a także zarządzanie projektami oraz psychologia marketingu i reklamy. Obecne zainteresowania koncentrują się na zagadnieniach związanych z event managementem i marketingiem. Właścicielka firmy eventowej „In Spe”. Prywatnie pokorny sługa dwóch kotów, miłośniczka sztuki i fotografii oraz aranżacji wnętrz i szalonych butów.