Sprawdzam Waszą czujność !

Na początku spotykamy się, zadajemy pytania, rozmawiamy, notujemy. Wiemy coraz więcej, a co dalej z tą wiedzą ? Panuje przekonanie, im więcej informacji zdobędziemy od naszego klienta, tym lepiej zapanujemy nad wszystkim. Czy na pewno?Klient nam ufa.  Powierza w całości realizację eventu, a my mamy już wszystko co potrzebne, do przeprowadzenia wydarzenia. Jest brief, podział obowiązków, czas na produkcję i dbałość o szczegóły. Plan idealny, o którym marzy każdy eventowiec. Nic jednak nie zadzieje się samo. Kto za tym wszystkim stoi? Oczywiście, że my – agencja eventowa. Lecz agencja eventowa nigdy nie działa sama. Ma za sobą grupę poddostawców, w czarnych uniformach dbająca np. o efekty wizualne eventu. Działając zza kulis, tworzą niepowtarzalne i spektakularne animacje w formie obrazów. „Ludzie od czarnej roboty” nigdy nie stoją na świeczniku. Ich praca jest bardzo ciężka i mocno rozciągnięta w czasie. Wymaga wysiłku, doskonałej logistyki. A co najważniejsze a zarazem najtrudniejsze, doskonałego porozumienia się z nami, agencją eventową.

Kluczem do sukcesu takiej współpracy jest sposób w jaki agencja przekaże kluczowe informacje swojemu podwykonawcy oraz to, w jaki sposób zostaną one przetworzone, zrozumiane i wykorzystane w projekcie. Konkludując-ustawienie sceny w niskim i małym pomieszczeniu wymaga zwymiarowanie przestrzeni, zaplanowania odpowiedniej ilości światła oraz wyczucia proporcji co do pozostałych elementów układanki.  Bo przecież nie samą sceną event żyje.

A jednak, na tej scenie sporo się dzieje. Goście wypatrują gwiazdy wieczoru. Podekscytowanie, adrenalina i dreszcz emocji przebiega po plecach. Detale lekko uchylają rąbka tajemnicy. My jako twarda grupa nie ulegamy emocjom, mamy wszystko w garści. Każdy na swoich pozycjach, z uśmiechem na twarzy i totalnym skupieniem. Czas start, Show must go on!

W ręku scenariusz, telefon na podorędziu, przygotowana scena pod występ aktorski. W przestrzeni eventowej goście zajmują miejsca, gasną światła, panuje cisza. Na scenie pojawia się aktor – wytrawny zwierz sceniczny.  Wiemy, że jak nikt inny poradzi sobie ze wszystkim. Oczywiście liczy się pierwsze wrażenie!

Naszym podwykonawcą jest aktor z doświadczeniem, wiedzą, szczególnymi umiejętnościami, który ma za sobą wiele podobnych wydarzeń.  Jest przygotowany i można by pomyśleć „bułka z masłem”. I nagle – błąd! Pomylona nazwa znanego banku, naszego klienta. To nie miało prawa się wydarzyć! A jednak… Już wszyscy to usłyszeli. Sytuację ratuje kartka z nazwą banku wklejona w mocno wysłużoną podłogę oraz groteskowy i mocno komediowy styl powitania. A było to tak:

”….drodzy moi dlaczego zapadła taka cisza? Sprawdzam waszą czujność! Marka, która tak dobrze dba o wasze finanse, jest tylko jedyna w swoim rodzaju i z tego powodu dziś tu się spotykamy. Powitajmy….”

Podwykonawca, który ma przypisaną szczególną rolę i jest na świeczniku podlega naszej szczególnej uwadze. Kartka z kluczowymi informacjami przyklejona do podłogi zamiast suflera uratowała całą sytuację.

Nasza nieustanna praca z podwykonawcami, jest jak niekończące dopytywanie dzieci po trzy razy o to samo. Nawet jeśli  polegamy na profesjonalistach z dystansem do siebie i wielką wiarą w to co się robi. Cała reszta pozostaje naszą słodką tajemnicą, jak to wszystko poukładać, by za każdym razem móc ogłosić kolejny sukces !

Sylwia Matczak – absolwentka Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu w Szczecinie, specjalność: ekonomia organizacji i zarządzania, a także zarządzanie projektami oraz psychologia marketingu i reklamy. Obecne zainteresowania koncentrują się na zagadnieniach związanych z event managementem i marketingiem. Właścicielka firmy eventowej „In Spe”. Prywatnie pokorny sługa dwóch kotów, miłośniczka sztuki i fotografii oraz aranżacji wnętrz i szalonych butów.